Waar moet u op letten bij het kiezen van de locatie voor uw evenement?
Nu de COVID-19 maatregelen langzaam afnemen, kunnen we weer evenementen en congressen organiseren. Maar waar moet u beginnen als u een evenement wilt organiseren? En hoe kunt u de juiste locatie voor uw evenement kiezen? In dit artikel gaan we hier verder op in.
Welk evenement organiseren?
Bij het organiseren van een evenement is het allereerst van belang om te beslissen om wat voor evenement het gaat. Zo kunt u bijvoorbeeld een congres, een zakelijk evenement of een beurs organiseren. Maar wat heeft u daarvoor nodig? Denk hierbij aan een podium, geluidsinstallaties, stand frames, lichtinstallaties of een uniek op maat gemaakte LED-wall. Bij het inrichten van een stand of evenement locatie, kunt u gebruikmaken van duurzame materialen. Hierdoor kunnen de materialen hergebruikt worden voor andere events. Vaak bieden leveranciers u deze mogelijkheid.
Bij het kiezen van de juiste leveranciers, is het belangrijk om te weten of deze veel ervaring en kennis in huis hebben. Bekijk daarom resultaten van afgeronde projecten, om een goed beeld te krijgen. Daarnaast is het van belang dat de leverancier de benodigde voorzieningen voor uw evenement tot zijn beschikking heeft. Wilt u bijvoorbeeld een virtual reality event organiseren? Zorg dat u voor een leverancier kiest die de juiste materialen en voorzieningen kan leveren.
Welke locatie kiezen?
Uiteraard is het kiezen van de juiste locatie voor uw evenement erg belangrijk. De locatie moet praktisch zijn, maar ook een gezellige en uitnodigende uitstraling hebben. Het is ten slotte de eerste indruk die telt! Bij het kiezen van een locatie voor uw evenement moet u rekening houden met de volgende aandachtspunten:
- Naast een mooie locatie, moet deze ook sfeervol zijn en beleving uitstralen. De bezoeker moet het evenement kunnen beleven, en dat kan alleen als de locatie deze mogelijkheden biedt. Bovendien is een evenement vaak een plek waar inspiratie wordt opgedaan. Ook hier moet u rekening mee houden bij het uitzoeken van de juiste locatie.
- De locatie van het evenement moet goed bereikbaar zijn met de auto of het openbaar vervoer. Is dit niet het geval? Dan loopt u het risico dat bezoekers snel te laat komen, of de locatie zelfs niet kunnen vinden. U moet het voor de bezoeker zo eenvoudig mogelijk maken om het evenement te bereiken.
- Daarnaast moet de locatie toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Zo moet de ingang breed genoeg zijn voor een rolstoel en moeten er sanitaire ruimtes zijn die rolstoelvriendelijk ingericht zijn.
- Ook moet de locatie mogelijkheden voor catering hebben. Het cateringbedrijf moet de locatie makkelijk kunnen bereiken en voldoende ruimte hebben om de catering uit te stallen.
- De locatie moet een snelle doorloop bieden. Vaak komen er veel bezoekers af op een congres of beurs. Dan zit u niet te wachten op een opstopping bij de ingang. Een goede doorloop op een locatie is dus cruciaal. Ook voor de veiligheid van de bezoekers.
- Verder moet de locatie groot genoeg zijn voor activiteiten. Wilt u bijvoorbeeld extra activiteiten aanbieden, zoals een training? Zorg in dat geval dat er ruimte is voor een extra training ruimte.
Meer informatie?
Bij Bridge Event Facilities kunnen wij u helpen bij het organiseren van verschillende evenementen. Of u nu een congres of een beurs wil organiseren. Wij zijn een totaal leverancier en partner die uw evenement tot in de nopjes kan verzorgen. Wij kunnen u voorzien van audiovisuele middelen zoals een LED-wall of stand. Door ons ruime assortiment, kunt u snel bij ons terecht. Wij transporteren de materialen en ondersteunen de installatie waar nodig. Bent u benieuwd naar onze projecten of wilt u meer weten over onze activiteiten? Neem dan gerust een kijkje op onze website, of neem contact met ons op.
